Volledige afhandeling gebeurt via e-mail & telefoon info@sofie.be
Stuur Sofie een e-mail
info@sofie.be

Blog

Adresgegevens valideren in Microsoft Excel

De “aangepaste functies” van Microsoft Excel kunnen verschillende dingen doen met betrekking tot adres- en postcode-informatie, zoals het importeren van demografische gegevens, het vinden van postcodes binnen een straal, zelfs het berekenen van rijtijd en afstand. Aangepaste functies (ook wel User-Defined Functions of UDF’s genoemd) voeren gecompliceerde berekeningen of taken uit en worden in celformules gebruikt, net als de standaard Excel-functies SUM, AVERAGE of LOOKUP. In dit artikel laten we u zien hoe u aangepaste functies kunt gebruiken, in combinatie met Microsoft MapPoint, om de geldigheid van straatadressen te controleren.

Onjuiste adresgegevens zijn een veelvoorkomend probleem. De straat- of plaatsnamen kunnen verkeerd gespeld zijn, de postcode komt mogelijk niet overeen met de stadsinformatie of het huisnummer kan ongeldig zijn. U kunt een webprogramma zoals MapQuest of Google Maps gebruiken om de geldigheid van een enkel adres te controleren, maar voor meerdere adressen in een mailinglijst of bezorgroute kunt u het beste een geautomatiseerd programma gebruiken dat grote lijsten met gegevens kan controleren allemaal tegelijk.

Een aangepaste Excel-functie die in combinatie met een op zichzelf staand kaartprogramma zoals Microsoft MapPoint werkt, kan lange adressenlijsten automatisch valideren en de resultaten rechtstreeks naar uw werkblad terugsturen. Omdat alle interacties met MapPoint op de achtergrond plaatsvinden, kunt u volledig binnen de Excel-omgeving werken – u hoeft geen nieuwe applicatie te leren. Als u bijvoorbeeld de geldigheid van een adres in werkbladcel A1 wilt controleren, kunt u de juiste aangepaste functieformule invoeren (bijvoorbeeld ingevoegd in cel B1) die er ongeveer zo uitziet: “= CustomFunction (A1)”. Als het adres geldig blijkt te zijn, wordt het “best match”-adres teruggestuurd naar cel B1. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt het bericht “Ongeldig adres” geretourneerd. MapPoint heeft ook de mogelijkheid om informatie over de beste match te geven, zelfs als er een kleine fout in het adres zit. In gevallen waarin een stad of straat verkeerd gespeld is, of getransponeerde cijfers in de postcode, worden deze fouten gecorrigeerd voor de beste overeenkomst die naar het werkblad wordt teruggestuurd.

Voor een lange lijst met adressen in kolom A kan de formule voor aangepaste functies naar behoefte worden gekopieerd en geplakt in kolom B, zodat u automatisch veel adressen kunt valideren zonder de tijdrovende handmatige invoer die nodig is voor andere kaartprogramma’s.

Het is ook mogelijk om te specificeren dat andere soorten gegevens naar het werkblad moeten worden teruggestuurd als het adres als geldig wordt beschouwd. Geocode-informatie voor het adres, zoals breedtegraad en lengtegraad, kan bijvoorbeeld worden geretourneerd. Straatnaam, stad, staat, postcode of landinformatie kunnen ook worden geretourneerd, wat een betrouwbare manier biedt om het adres in afzonderlijke werkbladcellen te ontleden.

Dit is een goed voorbeeld van hoe aangepaste Excel-functies andere toepassingen zoals Microsoft MapPoint kunnen gebruiken om gespecialiseerde taken en berekeningen te automatiseren, zonder dat u een nieuwe toepassing hoeft te leren of zelfs de vertrouwde omgeving van Excel hoeft te verlaten. Van het controleren van de geldigheid van adresinformatie tot het identificeren van postcodes binnen een straal, aangepaste functies kunnen waardevolle hulpmiddelen zijn voor het analyseren van postcode en andere locatiegebaseerde informatie.

Bron: Betty Hughes

  • Gerelateerde Tags: