Ik heb onlangs gemerkt dat het verzoek om elektronische gegevens 17a-4 ernstige problemen veroorzaakt voor kleine FINRA-firma’s. Vooral wanneer ze worden gevraagd om een voorbeeldgegevensset die kan variëren van Word-documenten tot gescande records, e-mails, databases of zelfs systeemstatus voor noodherstel. De firma moet dan inloggen op hun 17a-4 archief, deze gegevens downloaden naar een diskette en ter plaatse aan de toezichthouder overhandigen. Het probleem is dat de elektronische gegevens van veel bedrijven nu zo verspreid zijn dat er vaak hiaten in hun archief verschijnen of dat bepaalde gegevens eenvoudigweg niet worden opgenomen omdat de technische afdeling wijzigingen aanbrengt, zoals het toevoegen van nieuwe werknemers zonder dat ze weten dat ze aan de regels voldoen.
Voordat ik de AdvisorVault 17a-4 Remote Data Archiving-oplossing installeer als onderdeel van onze door FINRA aangewezen derde deel (D3P) verplichtingen, neem ik daarom de tijd om bedrijven een paar trucjes te laten zien om hen te helpen bij het automatiseren van de archivering van elektronische documenten om te sluiten deze hiaten.
Centraliseren van 17a-4 Gegevensarchivering:
Als het gaat om het bereiken van SEC-regel 17a-4, is het belangrijk om de basisprincipes te begrijpen van wat er wordt verwacht. Ondanks alle verwarring rond datacompliance vandaag de dag, hoeven FINRA-bedrijven slechts drie dingen te bereiken: (1) Archiveer gegevens met betrekking tot boeken en documenten, e-mails en systemen voor noodherstel, (2) bewaar dit archief zeven jaar lang bij een aangewezen derde partij en (3) ervoor zorgen dat deze gegevens tijdens een audit beschikbaar kunnen worden gesteld aan toezichthouders. Door deze drie dingen te doen, lost u 90 procent van de zorgen van een bedrijf op het gebied van datacompliance op, de rest zijn simpelweg procedures en documentatie van het bovenstaande.
Ten eerste moeten bedrijven hun boeken en documenten centraliseren voordat ze deze archiveren met hun FINRA D3P. Als ik bijvoorbeeld cloudopslag zoals Dropbox, OneDrive of Google Drive gebruik, is mijn advies om de optie voor de synchronisatiemap te gebruiken als standaardopslag voor alle geregistreerden. Deze optie, die bij alle cloudopslagproducten wordt geleverd, plaatst een lokale map op elke computer die wordt gebruikt om elektronische gegevens op te slaan die door elke persoon in het bedrijf zijn gemaakt en die vervolgens in dezelfde cloudmap worden opgeslagen. Hierdoor worden alle gegevens voor 17a-4 retentie centraal opgeslagen die AdvisorVault eenvoudig in één stap compliant kan maken.
Bovendien kan deze synchronisatiemap worden gebruikt om de opslag van andere belangrijke gegevens te consolideren die moeten worden gearchiveerd naar de aangewezen derde partij voor 17a-4. Zoals gescande elektronische dossiers, back-updumps van klantendatabases of export vanuit het CRM, terwijl het tegelijkertijd bedrijven helpt een echt conform papierloos kantoor te creëren met toegang tot elektronische dossiers voor iedereen, waar dan ook. Om uiteindelijk compliance officers en auditors tevreden te houden.
Om e-mailarchivering te automatiseren voor het bewaren en toezicht houden van 17a-4-records, raad ik aan om cloud-e-mailhosting van Office 356 of Gmail te gebruiken, maar met de journaalfunctie ingeschakeld. Journaling stuurt automatisch alle inkomende en uitgaande e-mails van de cloudprovider door naar AdvisorVault, die vervolgens zeven jaar in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard; de twee cruciale dingen die regelgevers willen zien. Bovendien, als er nieuwe e-mailaccounts worden toegevoegd, registreert journaling ze automatisch in realtime, zonder de noodzaak van compliance of technische ondersteuning om ze handmatig toe te voegen aan hun 17a-4-archief.
Ten slotte, om noodherstel te automatiseren als onderdeel van de planningsvereisten voor bedrijfscontinuïteit van FINRA, bevat AdvisorVault ShadowProtect om volledige imagekopieën van de fysieke of virtuele servers van klanten te plannen. Deze afbeeldingen worden vervolgens elke keer dat ze worden gemaakt, overgebracht naar onze externe 17a-4-opslag. De sleutel hier voor noodherstel is dat elke versie van een serverimage kan worden opgestart of rechtstreeks vanuit onze cloud kan worden uitgevoerd voor onmiddellijke toegang. Dit helpt bedrijven op zijn beurt om downtime te minimaliseren, aangezien hun fysieke servers tijdens een ramp niet actief zijn. Als extra maatregel zorgt ShadowProtect voor granulair herstel van individuele bestanden of database indien nodig tijdens herstel.
Samenvatting:
Kleine FINRA-bedrijven hebben tegenwoordig problemen met het 17a-4-verzoek voor elektronische documenten omdat er vaak hiaten optreden in hun 17a-4-gegevensarchiveringsproces. De oplossing is om gegevens te centraliseren voordat ze worden gearchiveerd met behulp van de cloudsynchronisatieoptie, journaling en ShadowProtect, zodat hun D3P één gebied heeft voor het archiveren en bewaren van gegevens, zoals vereist door regel 17a-4, en uiteindelijk kan de nalevingsfunctionaris alles downloaden dat door de toezichthouder wordt gevraagd wanneer ze aankomen voor het reguliere elektronische archiefverzoek.
Over AdvisorVault:
AdvisorVault, ontworpen voor kleine bedrijven, is de enige door FINRA aangewezen derde partij (D3P) die een complete oplossing heeft gecreëerd voor 17a-4 gegevensarchivering. Voor een vast maandelijks bedrag zorgen we voor back-up, retentie en toezicht op afstand van alle elektronische records voor 17a-4 met volledig herstel na noodgevallen als onderdeel van de planningsvereisten voor bedrijfscontinuïteit. Een complete, kant-en-klare compliance-oplossing – kant-en-klaar.
Om een demo van de AdvisorVault-oplossing aan te vragen, klikt u op de onderstaande link:
http://www.advisorvault.org/free-trial-offer
AdviseurVault Contactpersoon:
alonz@advisorvault.org
rechtstreeks: 416-985-0310
Gratis 1-866-732-1407 ex 1
