Volledige afhandeling kan via e-mail & telefoon info@sofie.be
Stuur Sofie een e-mail
info@sofie.be

Blog

De voordelen van internetfaxservices voor bedrijven

Het lijkt zinloos om te zeggen dat in de door computers gedomineerde wereld van vandaag faxen efficiënt worden beheerd via de traditionele machines. Nu internet en de cloud enorm aan belang winnen, is internetfax nu geëvolueerd als een nieuwe optie voor het verzenden en ontvangen van documenten via internet. Het is echter belangrijk om meer over deze technologie te weten voordat u er “ja” op zegt. Wat is een e-mail-naar-faxsysteem en hoe werkt het? Welke hardware is nodig om zo’n systeem op te zetten? Er zijn verschillende soortgelijke vragen in de hoofden van ondernemers voordat ze zich aanmelden voor deze services.

De meeste zakelijke organisaties stemmen tegenwoordig af met de verbeteringen in de internettechnologie. Dit is de reden waarom bedrijfsorganisaties overstappen op dit online faxmedium van traditioneel faxen. Deze optie is een eenvoudige manier om faxen te verzenden op dezelfde manier als zakelijke e-mails. We zijn ons ervan bewust dat de klanten tegenwoordig op zoek zijn naar organisaties die snel met hen kunnen communiceren en de diensten kunnen opzetten of de producten tijdig kunnen leveren. In een dergelijk geval moet een belangrijk document per fax naar de klant worden gestuurd.

Omdat chats en telefoontjes de klok rond worden beantwoord op verzoek van de klant, verwachten de klanten dat alle functionaliteit op een vergelijkbare manier werkt. Dit is waar de behoefte aan instant internetfax ontstaat. Dit systeem levert zijn functionaliteit via internet met behulp van VOIP en een gratis nummer. Dit is geen gewoon nummer, maar een T.38-nummer dat uitsluitend wordt gebruikt voor online faxen. Hoe kunt u dit systeem gebruiksklaar maken? Er is geen apparatuur of opstelling vereist aan uw kant. Het enige dat de gebruikers nodig hebben, is een internetverbinding en een apparaat dat internet ondersteunt.

Het 8xx-nummer dat u kiest voor uw bedrijf wordt eerst overgezet op de servers van Hosted PBX-providers. Dit nummer wordt vervolgens geconfigureerd met het favoriete e-mailaccount van de gebruiker. Het e-mailadres dat deze gebruikers krijgen lijkt een beetje op:

</p> <p> 1-8xx-xxx-xxxx@abc.com<br /> . De faxen kunnen eenvoudig worden opgesteld als e-mails. Bij het verzenden van deze faxen moet men de ontvangers invoeren die enkelvoudig of meervoudig kunnen zijn. Het bestand dat als fax moet worden verzonden, wordt in PDF- of TIFF-vorm bijgevoegd en komt rechtstreeks in de mailbox van de ontvangers. Beveiliging is een van de grote voordelen van dit systeem. De mailserver implementeert beveiliging via SMTP en de PBX VOIP-beveiliging, samen met tunneling en compressie, terwijl het verzenden van gegevens via VPN het systeem veiliger maakt.

Het versturen van een e-mail lijkt vrij eenvoudig en tijdbesparend. Hosted PBX-systemen hebben een nieuwe revolutie teweeggebracht in de zakelijke sfeer. Het gebruik van dit systeem geeft de medewerkers de mogelijkheid om faxen te verzenden en ontvangen, zelfs als ze onderweg zijn. Er zijn verschillende voordelen waardoor eigenaren van kleine bedrijven de traditionele faxopties laten varen. De belangrijkste van deze redenen zijn energiebesparing, mobiliteit, kosteneffectiviteit, veiligheid en milieuvriendelijkheid. De meeste organisaties van kleine bedrijven vinden de implementatie van dit internetfaxsysteem behoorlijk vruchtbaar. Het beste is dat ze door verwaarloosbare investeringen professioneel gezond lijken en goed ingeburgerd zijn in hun zakelijke niche.

Bron: Becky Mc Ginity

  • Gerelateerde Tags: