Een van de sterke punten van documentbeheer is tools zoals het vastleggen en scannen van documenten. Wat is beter voor uw bedrijf, een compleet documentbeheersysteem met documentvastlegging of beide afzonderlijk kopen?
Veel verkopers, zoals EMC Captiva of IBM Datacap, bieden een tool die kan worden geïntegreerd met de oplossingen van dezelfde leveranciers voor documentbeheer en ECM (respectievelijk Documentum en FileNet). Dit bindt u en maakt uw bedrijf afhankelijk van nieuwe versies van deze producten, en soms wordt u “gedwongen” om met een bepaalde partner samen te werken, zonder veel opties. Over vendor lock-in gesproken.
Dit is waar Java-architectuur, open standaarden en open source u het beste voordeel bieden voor een Inhoudsbeheer voor bedrijven benadering van het vastleggen van documenten, en niet alleen om het vastleggen zelf te beschouwen als een niet-verbonden hulpmiddel (dat is het niet!!). Andere cloudproviders, zoals: Box.com of Dropbox, bied deze functies nog niet aan.. dus het is beter om producten in de pure ECM-omgeving op maat te laten maken voor uw behoeften en On Premise te laten leveren.
De beslissing om een documentbeheer- of documentafbeeldingssoftware aan te schaffen, moet worden genomen op basis van het efficiëntieprincipe: het meeste voordeel halen tegen een redelijke prijs. Dit klinkt misschien vaag, maar het is de harde waarheid, als klant moet je zoveel mogelijk eisen voor je cent. En niet veel softwareleveranciers zijn bereid compromissen te sluiten, naar uw behoeften te luisteren en een verkoopvoorstel te doen dat is aangepast aan uw “u”, niet in de ECM-markt of vele andere delen van B2B en dure Enterprise-software.
In deze vergelijking hebben we rekening gehouden met factoren zoals integriteit, interoperabiliteit, efficiëntie, schaalbaarheid, gebruiksgemak, prijs en prestaties van leiders op het gebied van documentregistratie zoals Athento, Kofax Capture, IBM Datacap, AnyDoc suite, EMC Captiva, Ephesoft en Kodak Capture Pro om u te helpen beslissen welke tool u in uw bedrijf wilt implementeren.
Dit zijn allemaal geweldige tools, maar wat u moet weten, is welke het beste bij uw behoeften past. En dat wordt soms bereikt met een geweldige adviesservice (alleen als dat nodig is, omdat deze vaak behoorlijk duur zijn).
Onthoud ook dat geweldige producten zo ver gaan, maar geweldige projecten hebben geweldig advies en training nodig om iedereen op één lijn te krijgen. Voor een ECM of software voor het scannen en vastleggen van documenten geadopteerd, is opleiding het belangrijkste probleem.
Dus, zonder verder oponthoud, geniet hier van de vergelijking van het vastleggen van documenten:
Document Capture-vergelijking. Lees alles en trek uw conclusies eruit, het vastleggen van documenten is een grondige analyse waard.
