Als het gaat om het runnen van een bedrijf, valt niet te ontkennen dat ik de lof van internet niet genoeg bezing. Als fervent gebruiker van faxen van e-maildiensten, docusign-programma’s en virtuele assistenten, vertel ik mijn collega’s vaak dat ik vrijwel alles online kan doen zonder zelfs maar te zweten. Ze denken vaak dat ik overdrijf, maar dat is echt niet zo.
Denk er zo over na: met internet bij de hand kunt u faxen via de pc. U kunt advertenties plaatsen om vacatures in uw bedrijf in te vullen en sollicitatiegesprekken te voeren zonder dat u ooit de telefoon hoeft op te nemen. U kunt projecten uitbesteden aan onderaannemers en consultants zonder ze ooit persoonlijk te ontmoeten. U kunt zelfs een groot deel van uw klantenbestand verkrijgen door alleen online advertenties en marketingcampagnes te voeren.
Kortom, dankzij internet kunnen bedrijven winstgevender zijn dan ooit tevoren.
Wil je meer bewijs van waar ik het over heb? Pak een kopje koffie, leun achterover en ontspan – want ik sta op het punt om precies te illustreren waarom internet het runnen van een bedrijf veel goedkoper heeft gemaakt dan een decennium of twee geleden:
E-mail faxdiensten: Als je nog nooit van een fax van een e-mailservice hebt gehoord, luister dan eens: dit is slechts één voorbeeld van hoe het internet de manier waarop de wereld met elkaar in contact komt volledig heeft gerevolutioneerd. Decennialang vertrouwden kantoren overal op onhandige en te grote faxapparaten om belangrijke documenten op locaties over de hele wereld te bezorgen. Zelfs met de komst van internet bestond de behoefte aan faxmachines nog steeds – hoe anders zouden klanten en medewerkers belangrijke documentatie en handtekeningen moeten verzenden?
Maar zoals elke kantoormedewerker weet, is de fax een beetje een archaïsch dier. Het duurt meerdere minuten om een faxnummer te bevestigen, laat staan om het papierwerk zelf te verzenden. Tel daarbij op dat u het hele tijdrovende proces opnieuw moet herhalen in het geval van een fout, en het is gemakkelijk in te zien waarom veel zakelijke experts het faxapparaat beschouwen als een van de grootste productiviteitsverspillers op kantoor.
Dat is waar e-mailfaxdiensten in het spel komen. U ziet dat een fax per pc-systeem werkt door dezelfde documentatie per e-mail te verzenden in plaats van per fax; de andere partij ontvangt echter nog steeds een fax. Evenzo kan iemand u een fax sturen en u kunt deze per e-mail ontvangen. Een fax van Windows-systeem is gewoon een ander voorbeeld van hoe internet het goedkoper – en efficiënter – heeft gemaakt om een bedrijf te runnen.
Docusign-programma’s: Met betrekking tot e-mailfaxdiensten is een van de belangrijkste redenen waarom kantoren nog steeds faxen gebruiken, de noodzaak om documenten te verzenden waarvoor handtekeningen vereist zijn. Een recente online uitvinding heeft echter zelfs deze kleine taak overbodig gemaakt, omdat mensen niet langer documenten heen en weer hoeven te sturen om handtekeningen te verzamelen.
Docusign-programma’s werken omdat beide partijen akkoord gaan met de wettigheid van een elektronische handtekening. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een klant u een contract stuurt dat moet worden ondertekend. In plaats van het heen en weer te mailen of te mailen, kan de klant het uploaden naar een docusign-systeem, zijn elektronische handtekening invoegen en u uitnodigen hetzelfde te doen. U kunt een speciale elektronische handtekening gebruiken om het document te ondertekenen, of u kunt uw eigen handtekening uploaden naar het contract. Hoe dan ook, het is een duidelijk voorbeeld van hoe internet het mogelijk heeft gemaakt om in een mum van tijd contracten en ander belangrijk papierwerk af te sluiten.
Virtuele Assistenten: Als je nog nooit een virtuele assistent hebt gebruikt, is het tijd om een van de best bewaarde online bedrijfsgeheimen te ontdekken. Virtuele assistenten zijn in wezen online contractanten die ermee instemmen uw papierwerk te doen, e-mails te schrijven, documenten samen te stellen en andere belangrijke boodschappen te doen – behalve dat de relatie volledig in de online wereld bestaat. In ruil voor een uurloon regelt uw virtuele assistent al uw online behoeften, stelt hij papierwerk op en voert hij andere taken uit die uw bedrijf – en u – helpen! – soepeler werken.
Als u geïnteresseerd bent in het inhuren van een virtuele assistent, raad ik u aan naar Elance.com, Guru.com of Craigslist te gaan en een advertentie voor een virtuele assistent te plaatsen. Zorg ervoor dat u uw uurlonen en projectbehoeften specificeert, aangezien dit u zal helpen virtuele assistenten te identificeren die gewoon niet geschikt zijn voor u en uw zakelijke behoeften.
Als het gaat om het runnen van een succesvol bedrijf met minder kosten, valt niet te ontkennen dat internet de wereld heeft geholpen om dit met grote sprongen te doen. Hoe zou je anders een assistent kunnen inhuren, een fax sturen vanuit e-mail en een contract ondertekenen – en dat allemaal zonder het comfort van je eigen bureau te hoeven verlaten?
