Planning en controle zijn de twee belangrijkste ingrediënten voor een succesvol bedrijf. Een bedrijfsplan haalt het meeste giswerk uit bedrijfsstrategie en -controle door middel van solide financiële analyse. Financiële gegevens bieden een manier om te meten waar u zich in uw Strategisch Plan bevindt, en vertellen u waar wijzigingen in uw Plan nodig zijn. Daarom zijn financiële gegevensanalyse en -beheer van vitaal belang voor het runnen van een succesvol bedrijf.
Het is uiterst belangrijk om een geschikt boekhoudsysteem in uw hele bedrijf te hebben geïnstalleerd, zodat het verzamelen van gegevens eenvoudig is. U kunt uw bedrijf niet voor winstgevendheid beheren zonder een goed boekhoudsysteem. Mijn CPA heeft een boekhouder die naar het bedrijf komt om het boekhoudsysteem te installeren en ons te laten zien hoe het werkt. Dit alles gebeurt onder begeleiding van de CPA, maar tegen een fractie van de kosten. Een goede boekhouder is van onschatbare waarde bij het vastleggen van financiële gegevens. Als u een gevestigd werkend boekhoudsysteem heeft, worden de kosten die een CPA in rekening brengt om uw belastingplicht te analyseren en uw belastingaangiften voor te bereiden, geminimaliseerd.
Een boekhoudsysteem is doorgaans opgebouwd rond de volgende belangrijke tools voor financieel beheer:
– Resultatenrekening (winst- en verliesrekening)
– Kasstroomoverzicht
– Balans
– Budget
– Breakeven-analyse
Door een financieel managementsysteem te hebben, kunt u gemakkelijk vroege waarschuwingssignalen herkennen of bijzonder winstgevende gebieden ontdekken. Het ontbreken van een systeem om financiële gegevens te analyseren en te organiseren, maakt het onmogelijk om een bedrijf effectief te beheren, te laten groeien en te controleren. Het maakt het onmogelijk om het succes (of het gebrek daaraan) van uw Planning en Strategie te meten. Bovendien kunnen onnauwkeurige financiële gegevens bij verkeerd gebruik desastreus zijn voor het levensonderhoud van een bedrijf.
Een boekhoud- en financieel beheersysteem is slechts zo nuttig als het systematisch door een hele onderneming wordt gebruikt. Het is uiterst belangrijk om het systeem in de structuur van het bedrijf te implementeren en systematisch te gebruiken. Het boekhoudsysteem is een weerspiegeling van de gezondheid, of het gebrek daaraan, van een bedrijf en van waaruit zakelijke beslissingen worden genomen. Zorg ervoor dat je het goed instelt, train je mensen erop en vooral: gebruik het!
Twee hoofddoelstellingen van elk bedrijf zijn winstgevend te zijn en kasstroom te hebben om verplichtingen te betalen. De resultatenrekening en het kasstroomoverzicht zijn hierin prominent aanwezig. De resultatenrekening geeft weer hoe goed een bedrijf opereert, en het kasstroomoverzicht laat zien hoe goed een bedrijf zijn geldmiddelen beheert. Winst of verlies aan de ene kant en liquiditeit aan de andere kant.
De truc is om een goede balans te vinden tussen winst en liquiditeit, die, als ze niet goed gepland is, heel moeilijk te handhaven kan zijn. Snelle groei met hoge winsten kan de liquiditeit van een bedrijf wegnemen, dus winstgevend zijn is geen garantie dat u in bedrijf blijft. De rol van de bestaande en verwachte kasstroom en resultatenrekening is om u te helpen probleemgebieden te identificeren, zodat u deze effectief kunt plannen, zoals het aantrekken van meer kapitaal, het inbrengen van meer eigen vermogen of het verkrijgen van financiering. Bovendien helpen deze twee verklaringen u bij het identificeren van gebieden die beter kunnen worden gecontroleerd en beheerd, waardoor de behoefte aan extra kapitaal en financiering wordt voorkomen.
De breakeven-analyse is gebaseerd op de kasstroom en de winst- en verliesrekening. Het break-evenoverzicht en de grafiek zijn uiterst belangrijk omdat het het omzetvolume uit verkopen laat zien dat nodig is om de som van uw vaste en variabele kosten precies in evenwicht te brengen. De Breakeven-analyse kan zeer nuttig zijn wanneer:
– Prijsniveaus voor producten en diensten instellen
– Beslissen of u apparatuur / gebouw wilt kopen of leasen
– Winstprognoses berekenen op basis van verschillende verkoopniveaus
– Bepalen of er nieuwe medewerkers nodig zijn
– Vooruit plannen voor financiën / kapitaal dat in de toekomst nodig is
– Strategische doelstellingen tastbaarder en haalbaarder maken
– Het meten van de voortgang van uw bedrijf in de richting van winstdoelen
De balans registreert de effecten uit het verleden van bedrijfsbeslissingen (of het ontbreken daarvan) en projecteert het effect van toekomstige plannen. De balans is een overzicht van de liquiditeit en het eigen vermogen van het bedrijf. Deze variabelen worden rechtstreeks beïnvloed door de inkomsten- en kasstroomoverzichten. De balans is de vaak over het hoofd geziene financiële, maar heeft veel nut:
– Toont het effect van eerdere beslissingen
– Houdt de liquiditeitspositie van een bedrijf bij
– Registreert het niveau van het eigen vermogen
– Geeft snel de staat van het bedrijf weer
Een budgetanalyse vergelijkt de werkelijke prestaties van een bedrijf met de geprojecteerde prestaties op maand-, kwartaal- en jaarbasis. De begroting is een geweldig hulpmiddel om te waken tegen buitensporige, regelrechte uitgaven en is nauw verbonden met de strategische doelstellingen die het bedrijf heeft gesteld. Het analyseren van de projecties van de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht tegen de werkelijke prestaties is een uitstekend controle-instrument, waarmee problemen snel kunnen worden aangepakt voordat ze te ernstig worden. Kleine onoplettendheden en fouten in de projecties van een bedrijf, verspreid over de tijd, kunnen desastreuze gevolgen hebben. De Budgetanalyse is uw hoede daartegen.
Door samen te werken, geven de resultatenrekening, het kasstroomoverzicht, de balans, de break-evenanalyse en de budgetanalyse een compleet beeld van de huidige activiteiten, liquiditeit, vroegere activiteiten en toekomstige levensvatbaarheid van een bedrijf. Werken via een interactief boekhoudsysteem kan een zeer nuttig hulpmiddel zijn bij het bepalen van toekomstige bedrijfsscenario’s en het analyseren van fouten uit het verleden. Inzicht in de financiële implicaties van uw financiële beslissingen kan het verschil betekenen tussen het succes en de mislukking van uw bedrijf. Waarschijnlijk de belangrijkste financiële factor is uw kasstroomoverzicht, maar het begrijpen van al deze financiële gegevens en hoe ze samenwerken, is de sleutel tot het succes van een bedrijf. Projecties zijn gebaseerd op aannames – zorg ervoor dat deze goed doordacht en zo realistisch mogelijk zijn.
