Als u 48 weken per jaar werkt en een conservatieve 5 uur per week besteedt aan het woon-werkverkeer, besteedt u 240 uur per jaar aan autorijden. Dit kost tijd weg van familie, hobby’s, vrienden en nog veel meer. Hoe kan technologie worden ingezet om die tijd terug te winnen?
Tot de afgelopen jaren was de enige optie om te werken fysiek naar een kantoor gaan om je 40-50 uur per week te besteden achter een benauwd bureau, omringd door mensen met wie je misschien wel of niet graag werkt. Naarmate de technologie is geëvolueerd, is ook de flexibiliteit toegenomen, of u nu op kantoor, thuis, op het strand of ergens anders werkt.
Hoewel technologie het voor werkgevers gemakkelijker maakt om telewerken toe te staan, is er nog steeds een vertrouwensfactor die een rol speelt. Er zijn manieren waarop elke werkgever de productiviteit op een andere manier kan meten, maar sommige werkgevers vinden het gewoon prettiger om zeker te weten dat hun werknemer elke dag op een bepaalde tijd aan hun bureau zit. Een andere overweging voor werkgevers is het moreel van werknemers die: niet thuiswerken terwijl een ander die luxe mag. Moeten ze 1 tevreden medewerker en 10 ontevreden medewerkers hebben of 10 tevreden medewerkers en 1 ontevreden medewerker? Laten we, in plaats van de worstelingen te onderzoeken voor werkgevers die met deze beslissing worden geconfronteerd, eens kijken naar de technologieën die thuiswerken veel vaker mogelijk maken dan 20-30 jaar geleden.
Als een werkgever besluit telewerken toe te staan, zijn er verschillende tools op de markt die hun investering veiligstellen.
· Worksnaps: met deze tool kan een werkgever bijhouden hoe productief de thuiswerkende werknemer de hele dag is geweest. Er zijn minder gedetailleerde tools beschikbaar, maar deze laat niet veel ruimte voor een work around door de werknemer. Naast het monitoren van de tijd die in productieve programma’s wordt doorgebracht (Facebook is daar niet een van), maakt de tool gedurende de dag screenshots van het computerscherm van de werknemer om ervoor te zorgen dat de werknemer productief is terwijl de activiteit op zijn computer wordt weergegeven. Ze tellen zelfs het aantal muis- en toetsenbordklikken.
· Internet: Dit is nogal voor de hand liggend, maar waarschijnlijk het belangrijkste hulpmiddel. Via internet kunt u communiceren met leden van uw team, uw bedrijf en eventuele externe klanten. Veel bedrijven hebben webgebaseerde producten die ze gebruiken voor het huisvesten van databases of andere tools die essentieel zijn voor de taken van hun werknemers.
· Google-documenten: dit is gratis voor iedereen met een Gmail-account. Het biedt op Microsoft gebaseerde tools voor mensen, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Google-documenten kunnen worden geopend om documenten te delen, hetzij voor informatieve doeleinden, hetzij voor elk lid van een team om het document te bewerken. Als u geen Microsoft-programma’s op uw thuiscomputer hebt, is dit een geweldige manier om ze te gebruiken. Ze hebben niet de meest actuele voordelen van de huidige programma’s, maar het zal werken in een mum van tijd.
· Trello: dit is een populaire tool die projectbeheer voor uw hele team mogelijk maakt, ongeacht de locatie van iedereen. Dit kan door individuen worden gebruikt om takenlijsten te organiseren of projecten te volgen, zodat iedereen weet waar het team zich bevindt. Met het programma kunt u het project opdelen in segmenten die u beter kunt observeren naarmate het project vordert.
· Zoho: dit is een ander hulpprogramma voor projectbeheer, maar het lijkt een overvloed aan functies te hebben, waaronder overlappende functies die ik al heb besproken. Er is de mogelijkheid om de tijd die aan projecten wordt besteed te monitoren, biedt grafieken en schriftelijke documentatie van de voortgang van de specifieke projecten waar het team aan werkt, een kalender waaraan het hele team kan bijdragen en bekijken, mogelijkheden voor het delen van documenten, notitiegebied voor het opnemen van specifieke hindernissen of bugs die moeten worden opgelost. Dit is slechts het topje van de ijsberg in termen van de mogelijkheden van deze tool. De kosten zijn ook relatief goedkoop, variërend van $ 0 voor beperkte toegang tot $ 100 / maand / werknemer voor alle toegang.
· Yammer: dit wordt beschreven als een Facebook voor werk. Met dit platform kan een werkgever alleen relevante informatie naar werknemers sturen. Vervolgens kunnen medewerkers binnen hun specifieke teams communiceren om doelen te bereiken.
· Skype: dit is een gratis dienst die persoonlijke communicatie tussen medewerkers mogelijk maakt. De tool is internetgebaseerd en stelt u in staat om meerdere mensen bij het gesprek/de samenwerking te betrekken.
· GoTo Meeting: dit is een geweldig hulpmiddel voor webinars, omdat u hiermee kunt uitzenden naar honderden mensen die deelnemen. Daarnaast kunnen de vergaderingen worden opgenomen voor degenen die de vergadering niet kunnen bijwonen of de vergadering voor een tweede keer willen bekijken. U kunt uw scherm delen met degenen die zich hebben aangemeld voor de vergadering, waardoor projectsamenwerking of zelfs training mogelijk is.
· Viewflux: Er zijn verschillende sites gericht op ontwerpers, waarvan viewflux er een is. Op deze sites kunt u uw ontwerpen delen met een groep mensen. Die mensen kunnen wijzigingen aangeven die ze willen maken door de pagina te markeren. Heb je ooit gewild dat iemand iets aan een afbeelding zou veranderen en probeer je in meerdere woorden te beschrijven wat slechts een paar woorden en een pijl zouden kunnen beschrijven? Deze sites maken een wereld van verschil voor ontwerpers en hun klanten en teamleden.
· Dropbox: als je bestanden hebt die groter zijn dan op de Google-drive passen, is dropbox een optie voor het delen van bestanden met je team. Volgens Dropbox is dit een veilige manier om bestanden te delen.
· Nimble: dit is een geweldig hulpmiddel voor verkopers en mensen met grote netwerken om georganiseerd te blijven. Deze tool combineert uw sociale media en e-mailcontacten tot een Customer Relationship Management (CRM)-oplossing. De tool koppelt zelfs gesprekken die je hebt gehad met deze contacten, zodat je het contact in die specifieke context kunt onthouden.
Dit zijn slechts enkele van de tools die mensen kunnen gebruiken wanneer ze thuis of zelfs op kantoor werken. Het samenwerkingspotentieel met de tools kan processen vereenvoudigen die al lang aan verandering toe waren. Daarnaast kan de telewerker gemakkelijk verbinding maken met en bijdragen aan projecten waar op kantoor aan wordt gewerkt. Zonder deze verbindingen zou de telewerker snel buiten beschouwing kunnen worden gelaten als onderdeel van de dynamiek van de afdeling waar hij ooit persoonlijk mee samenwerkte.
Sommigen zullen misschien beweren dat de samenleving meer dan ooit van elkaar is losgekoppeld, maar bedenk dat technologie geen belemmering is voor onze pogingen om te communiceren, maar eerder een voordeel. Ik zou willen beweren dat de samenleving door technologie efficiënter, frequenter en effectiever dan ooit communiceert.
Stel je voor dat je van 7.00 tot 4.00 uur kunt werken en om 04.05 uur kunt beginnen met eten in plaats van om 5.05 uur. Nu heb je tijd om de kinderen geduldig te helpen met hun huiswerk, de kinderen gemakkelijk op te halen van de voetbaltraining, tijd te besteden aan het focussen op je partner. De druk om dingen voor elkaar te krijgen, kan afnemen naarmate het technologieniveau toeneemt als we gebruik maken van de twee. Wat zou het vermogen om te telewerken voor uw leven betekenen? Doe je het momenteel? Wat vond je er gunstig aan?
