MS CRM staat dicht bij de automatisering van documentworkflow, inclusief Microsoft Office-documenten: Words, Excel, enz. De documentworkflow was ongeveer 10 jaar geleden perfect geautomatiseerd in Lotus Notes Domino. In dit kleine artikel beschrijven we de oplossing op basis van MS CRM integratie met MS SharePoint.
Microsoft CRM is een nieuwe speler op de markt voor CRM-applicaties en wint marktaandeel. Met een ander paradigma in zijn ontwerp (het gaat uit van Microsoft OS en technologieën en negeert volledig alternatieve platforms, zoals op UNIX, Linux, Oracle, enz. Gebaseerd). De Microsoft CRM-markt is zeer gediversifieerd: van klein (5 gebruikers) tot groot (enkele honderden MS CRM-gebruikerslicenties) en bedient verschillende sectoren: transport, logistiek, advocaten, pensioenfondsen, hightech en vele andere. Door technologieën als Windows Active Directory, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL Server, Crystal Reports Enterprise, Biztalk, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains en Navision in de nabije toekomst in te zetten, is CRM een geliefd systeem voor op Microsoft gerichte IT-afdelingen.
Laten we direct naar het onderwerp gaan.
Een belangrijk probleem bij het opslaan van documenten in MS CRM in de vorm van bijlagen bij Activiteit is het niet kunnen werken aan deze bijgevoegde bestanden in samenwerking met andere collega’s, die geen CRM hoeven te gebruiken. Wanneer meerdere servicemedewerkers verzoeken van dezelfde klant behandelen, is dit vereist. Momenteel kunt u een alternatieve manier gebruiken wanneer u Office-documenten opslaat in de mappen van uw bestandssysteem en wanneer u een document wijzigt, u het opslaat en opnieuw koppelt aan CRM. Dit is onhandig, omdat het eerst vereist dat al uw bewerkende gebruikers CRM-licenties hebben, wat de implementatie van CRM vertraagt.
We lijken steeds populairder te worden van documentopslagsystemen, zoals Microsoft SharePoint, Oracle Files, enz. Het implementeren van dergelijke systemen levert u tijdwinst op, gerelateerd aan documentrevisies en versiebeheer, goedkeuringscycli en workflows, webtoegang via webportalsystemen en dergelijke .
Het doel van ons product is Microsoft SharePoint-integratie met MS CRM voor documentopslag. Laten we eens kijken naar de technische realisatiedetails op hoog niveau:
De belangrijkste wijziging van de kant van MS CRM is de standaard gedragsverandering van het systeem wanneer u bijlage opent in Activiteit. Standaard ongewijzigde CRM stelt voor om documenten op te slaan in het bestandssysteem. Gewijzigde versie zweert document in SharePoint Document Library (de vereiste bibliotheek moet worden ingesteld door MS CRM-systeembeheerder) of bewaar het in MS CRM zoals het is (voor documenten van ondergeschikt belang). Vanaf het moment dat het document wordt opgeslagen in de SharePoint-documentbibliotheek, wordt het niet opgeslagen in MS CRM – CRM slaat nu alleen de link/verwijzing naar het document op. U krijgt ook de mogelijkheid om het document te openen en te wijzigen op de plaats van opening, wat de prestaties van MS CRM-gebruikers aanzienlijk versnelt.
oTable, het opslaan van de links naar de documenten bevindt zich in een aparte database en heeft geen betrekking op MS CRM-tabellen (u weet dat het u verboden is om structuurwijzigingen aan te brengen in MS CRM db)
o Document opslaan in MS SharePoint-proces vindt plaats in MS CRM en met zijn hulp – SharePoint-bridge, die het bestaande document toevoegt en bijwerkt in de doeldocumentbibliotheek met MS SharePoint Web Services-oproepen
o Bij de toevoeging aan de documentbibliotheek registreert MS CRM – SharePoint bridge het document in de speciale tabel voor de toekomstige gegevensextractie of registratie van het meldingsmechanisme
oGeïnteresseerde gebruikers kunnen vervolgens met de documenten werken met alleen MS Office 2003 of andere programma’s/bewerkingstools, ervan uitgaande dat deze tools toegang hebben tot MS SharePoint
oFeedback wordt geleverd door de component MS SharePoint Event Handler. Dit is een speciale handler, die de status van documentwijzigingen inspecteert, overgebracht van MS CRM naar documentopslag (SharePoint) en de eigenaar van de activiteit rapporteert over de wijzigingen met meldingen op de startpagina (startpagina voor gebruikers in MS CRM). De gebruiker kan op zijn beurt de geschiedenis van de documentbewerking bekijken – wie, wanneer en waar is de wijziging
oOpeningsactiviteit, waarbij het document is “bijgevoegd”, en in feite in de MS SharePoint-documentbibliotheek wordt geplaatst, en door op de openingsknop te drukken, krijgt de MS CRM-gebruiker een live-versie van de gegevens
o Met deze aanpak kunt u naadloos werken met MS CRM-documenten in de hele informatieruimte van uw bedrijf
Aanvullende verbeteringen aan dit product kunnen het beheer van de documentbibliotheek zijn rechtstreeks vanuit MS CRM (webinterface – dat wil zeggen op afstand), de administratieve interface voor de revisie van MS Sharepoint-documenten, de mogelijkheid om rapporten te maken over de documentopslagstatus, rechten/toegangsbeheer (auteur, lezer, bijdrager enz.) van MS CRM, integratie van portaalpagina’s in MS CRM om er maar een paar te noemen.
Veel plezier met programmeren, implementeren, aanpassen en wijzigen! Als u wilt dat wij het werk doen, bel dan 1-630-961-5918, 1-866-528-0577! help@albaspectrum.com
