Volledige afhandeling kan via e-mail & telefoon info@sofie.be
Stuur Sofie een e-mail
info@sofie.be

Blog

WordPress gebruiken voor projectbeheer

In de wereld van freelancers hoor ik vertellen over verschillende geweldige opties voor apps/software voor projectbeheer. Schijnbaar de meest populaire is Basecamp. Ik nam Basecamp voor een proefrit van 30 dagen. Het is duidelijk een geweldige tool voor projectsamenwerking met klanten, maar als WordPress-gebruiker kon ik het niet helpen, maar ik had het gevoel dat ik op de meest aanpasbare projectmanagementtool zat die ik maar kon vinden.

In eerste instantie dacht ik dat ik er gemakkelijk vanaf zou komen en de perfecte app zou vinden voor wat ik wilde, een eenvoudige pagina waar klanten naartoe konden gaan om taken te bekijken en te bewerken en om de voortgang te bekijken. Ik heb CollabPress en Ndizi en WP Project geprobeerd… niets paste precies goed. Ik wilde niet dat mijn klanten moesten inloggen als gebruiker. Ik wilde e-mailmeldingen wanneer een taak werd toegevoegd. Ik had heel specifieke ideeën over de look, feel en functionaliteit waar ik op hoopte. Nou, het is onnodig om te zeggen dat ik, na een flink aantal installaties en verkenning van ieders functies, besloot om het zelf te maken. Ik bedoel niet het bouwen van mijn eigen app, maar meer als het samenvoegen van stukjes om bij mijn visie te passen.

U kunt uw eigen projectbeheersite maken om aan uw specifieke behoeften te voldoen, maar dit was mijn proces en de stappen die ik nam:

Ik begon met het maken van individuele pagina’s voor elke klant. Ik koos een paginasjabloon in mijn thema uitdrukkelijk voor mijn klantpagina’s, zodat ik bepaalde items aan de zijbalk kon toevoegen die voor alle klanten zouden worden gebruikt. Bij het opzetten van elke pagina heb ik ervoor gekozen om elke pagina met een wachtwoord te beveiligen. Deze optie is te vinden in de rechter werkbalk onder het kopje “Publiceren”, er is een zichtbaarheidsoptie die standaard is ingesteld op “openbaar”, maar kan worden bewerkt om met een wachtwoord te worden beveiligd.

Naarmate het maken van deze pagina’s evolueerde, realiseerde ik me dat de mogelijkheden enorm waren. Ik kwam deze tutorial tegen waarin wordt uitgelegd hoe je Dropbox Uploader op je pagina kunt installeren. Het was even puzzelen, maar nu kunnen klanten bestanden rechtstreeks uploaden naar hun pagina binnen mijn site, en bestanden worden automatisch toegevoegd aan mijn Dropbox-map. Dit elimineert de noodzaak om Dropbox-mappen te delen en klanten te dwingen zich aan te melden als ze dat nog niet zijn. (Als een kanttekening, ik kon het script alleen aan de zijbalk toevoegen na installatie van de PHP Code Widget-plug-in.)

De volgende toevoeging aan de pagina van mijn klant was een opmerkingenveld voor projectcommunicatie en notities. Ik gebruik al het Discus-commentaarsysteem, dus ik besloot een commentaarvak toe te voegen aan de zijbalk met behulp van de shortcode [commentbox] in een tekstwidget. Mijn hoop is om de hoeveelheid e-mails in mijn inbox te verminderen die zich opstapelen en verdwalen in een zee van berichten die alleen worden gevonden nadat ik onnodig tijd heb verspild aan het zoeken in mijn inbox naar specifieke e-mails. Je weet waar ik het over heb!

Nu voor het vlees van de pagina en de reden dat ik dit project begon om mee te beginnen … Ik had een proces nodig voor het indienen van taken. Na wat meer zoeken naar een takenlijst-plug-in, heb ik uiteindelijk een formulier in Google Drive gemaakt met de volgende velden: taakbeschrijving (paragraaftekst), prioriteit (meerkeuze), toegewezen aan (meerkeuze) en gewenste voltooiingsdatum . Voor elke klant moeten aparte formulieren worden gemaakt, zodat taken naar afzonderlijke spreadsheets worden geleid. Nadat het formulier is gemaakt, vindt u de optie om in te sluiten op het tabblad “Meer acties”. Pak de iframe-code, plak deze in uw WordPress-pagina en nu hebt u een formulier voor het indienen van taken. Binnen de spreadsheetinstellingen kunt u ervoor kiezen om een ​​e-mail te ontvangen telkens wanneer een formulierreactie wordt ontvangen. Als u meldingen naar de klant moet sturen, moet u eerst kiezen om de spreadsheet te delen die u kunt vinden in het vervolgkeuzemenu onder het tabblad Bestand. Zodra ze hebben geaccepteerd, kun je ervoor kiezen om medewerkers op elk moment een e-mail te sturen met de mogelijkheid om de spreadsheet bij te voegen of om ze eenvoudig op de hoogte te stellen van taken die aan hen zijn toegewezen. indieningsformulier zodat de klanten op elk moment een lijst van de taken en hun status kunnen bekijken. Voor projecten waarbij de tijd wordt bijgehouden, heb ik hiervoor een veld toegevoegd en de somfunctie in Google Drive gebruikt, zodat de klant een lopende telling van hun tijd-to-date kan zien. U kunt de ondersteuningspagina van Google bezoeken voor meer diepgaande zelfstudies over het maken en insluiten van formulieren en andere documenten.

In overeenstemming met de Google-geest heb ik ook een Google-agenda voor elke klant gemaakt en deze op de pagina ingesloten, zodat klanten in één oogopslag belangrijke deadlines of evenementen kunnen zien. Meer informatie over het gebruik van Google-agenda’s in deze hoedanigheid vindt u hier.

Andere toevoegingen die ik aan de pagina’s wil toevoegen, zijn links naar belangrijke documenten zoals ons contract en beleid en procedures, kopieën van facturen en een link naar PayPal om facturen te betalen. Ik zou ook graag met de stijl van de iframes spelen om alles een beetje mooier en consistenter te maken met de stijl van mijn site, maar in de tussentijd ben ik super enthousiast om deze centrale te gebruiken om met mijn klanten te communiceren EN mezelf georganiseerd te houden . Tot nu toe ben ik tevreden met de functionaliteit van alle onderdelen en ik kijk uit naar de evolutie van de pagina terwijl ik in de loop van de tijd groei en leer.

Ik hoop echt dat u hier iets aan heeft en voel u vrij om met ideeën en vragen te reageren of ons te vertellen over uw eigen systemen voor projectbeheer en klantcommunicatie.

Zoals altijd, veel succes met al uw zakelijke inspanningen!

Bron: Dawn N Chitwood

  • Gerelateerde Tags: